Scanning (pemindaian) dokumen merupakan syarat yang diperlukan untuk berbagai urusan, baik sebagai pelajar, karyawan, birokrasi, dan sebagainya. Namun, belum banyak yang mengetahui cara scan dokumen di printer. Padahal cara ini terbilang efektif dan printer lebih banyak dimiliki daripada alat scan.
Apa Itu Scan Dokumen?
Scanning adalah teknik untuk menyalin dokumen hard copy baik teks, gambar, atau gabungan dari keduanya menuju format digital. Tujan dilakukannya scanning ini beragam. Misalnya perlu mengirim file secara cepat, dokumentasi, sampai keperluan arsip tambahan.
Apabila menyalin dokumen di kertas memerlukan mesin fotokopi, scanning memanfaatkan scanner sebagai alat bantunya. Perangkat ini memiliki bentuk yang hampri serupa dengan printer, namun lebih pipih. Hingga kini, scanner terus mengalami modifiasi sehingga dapat dikombinasikan bersama perangkat lain agar lebih praktis, contohnya printer.
Cara Scan Dokumen di Printer
Sekarang ini cukup banyak printer yang dilengkapi dengan alat untuk scanning. Banyak produsen berlomba menghasilkan produk printer serbaguna dengan harga bersahabat. Untuk memindai dokumen dengan printer pada laptop ataupun komputer caranya sama, dengan mengikuti langkah berikut:
1. Instalasi dan Menghubungkan ke Perangkat
Lakukan instalasi driver scanner pada printer menuju perangkat laptop/komputer dengan CD yang sudah disediakan dalam kardus printer. Jika printer belum di-setting dan tidak memiliki fitur untuk terkoneksi dengan WiFi, hubungkan melalui kabel USB menuju laptop. Sebaliknya, apabila sudah diatur sehingga bisa terhubung dengan WiFi ataupun Wireless, bisa memanfaatkan fitur WiFi untuk menyambungkannya ke laptop.
Pastikan bahwa perangkat laptop maupun printernya sedang dalam keadaan menyala sebelum menghubungkannya. Jangan mengaktifkan langsung panel pemindaiannya ketika baru dinyalakan. Sebaiknya diamkan terlebih dahulu hingga kedua perangkat stabil dan bisa dipakai untuk scanning.
2. Meletakkan Dokumen
Siapkan dokumen yang ingin di-scan. Cara scan documen di printer dimulai dengan memubka penutup scanner yang terdapat di printer. Letakkan dokumen dengan posisi ke arah bawah sehingga bisa dipindai. Perbaiki posisinya hingga rapi, sehingga hasil pemindaiannya nanti tidak miring atau terpotong.
3. Menjalankan Aplikasi untuk Scan
Jalankan aplikasi untuk scanning yang ada di laptop. Menunya bisa berbeda, tergantung dengan jenis printernya. Di sini ada juga opsi untuk scan secara otomatis sehingga pengguna langsung dibawa menuju panel untuk scanning.
4. Mengatur Tampilan Hasil Scan
Piliih opsi “New Scan” begitu jendela aplikasinya sudah terbuka. Sebelum memulai pemindaian, pengguna bisa mengatur sendiri pengaturannya sesuai keinginan. Ada pengaturan resolusi, ukuran hasil scanning, dan sebagainya. Jenis file pun juga dapat diganti dalam pengaturan ini, misalnya format .pdf atau .jpg.
Cara scan dokumen di printer berikutnya adalah melakukan pratinjau (preview) sehingga bisa mengetahui seperti apa gambaran hasil pemindaian nantinya. Apabila ingin mengatur untuk memindai halaman tertentu, bisa memilih pada opsi “Preview as separate file”.
5. Menjalankan Proses Scanning
Tekan opsi untuk memulai scan (berbeda tergantung jenis printernya) setelah memastikan pengaturannya sudah benar semua. Tunggu hingga dokumennya selesai dipindai. Jangan pernah membuka penutup scannernya, karena tindakan tersebut bisa menggagalkan proses pemindaian dan harus mengulang kembali.
6. Memeriksa Hasil Scan
Periksa file tempat dokumen yang berhasil dipindai tersimpan. Umumnya ada di folder explorer pada laptop, contohnya “MyDocument”. Apabila hasilnya ingin disimpan di folder pilihan, bisa diatur sebelum memulai proses scanning. Pengguna juga bebas mengedit kembali file yang sudah dipindai dan bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan.
Itulah cara scan dokumen di printer yang menggunakan perangkat laptop atau komputer. Langkahnya tidak rumit dan bisa dikerjakan sendiri dari rumah. Dengan kemudahan ini, lebih banyak orang yang dapat melakukan scan secara mandiri dan dikerjakan dengan cepat jika ada kebutuhan mendesak.
